Teknology

Rute Operasional Akuntansi Perangkat Lunak ERP Manfaat dan Hambatan

Baik mereka dalam penjualan rute, pre-order, pengiriman atau layanan peralatan, banyak perusahaan ingin menggabungkan fungsi dan aktivitas akuntansi rute operasional mereka menjadi satu sistem perangkat lunak terintegrasi yang mulus dan efisien. Mereka ingin data dikumpulkan, dibagikan, dan diakses di seluruh departemen. Mereka bermimpi tentang solusi software akuntansi ERP rute operasional yang memfasilitasi streaming dan distribusi informasi seluruh perusahaan pada setiap desktop dan perangkat mobile.

ERP adalah singkatan dari Enterprise Resource Planning. Perusahaan dalam distribusi makanan dan minuman dan manajemen layanan peralatan mendapat manfaat besar dari solusi ERP akuntansi rute operasional yang dirancang dengan baik. Perusahaan Makanan dan Minuman (baik dalam makanan yang mudah rusak dan tidak mudah busuk) dan perusahaan layanan peralatan memerlukan perangkat lunak untuk operasi dan akuntansi. Perangkat lunak mengatur pengiriman, mengelola pengiriman toko langsung (DSD) serta layanan peralatan dan perbaikan dari awal hingga akhir.

Namun seringkali keinginan perusahaan untuk solusi ERP tetap menjadi mimpi. Meskipun operasi mungkin telah melampaui perangkat lunak yang ada, kepemimpinan seringkali tidak pasti bagaimana menemukan vendor yang dapat dipercaya, bagaimana menemukan kecocokan perangkat lunak yang tepat, bagaimana membuat anggaran untuk itu, dan pada akhirnya bagaimana berhasil mengimplementasikan solusi ERP yang mengintegrasikan perangkat lunak perusahaan yang berbeda produk menjadi satu kesatuan.

Yang pasti, solusi ERP yang dipilih dengan benar memecahkan masalah proses perangkat lunak yang terpisah dan terfragmentasi dengan menciptakan lingkungan perangkat lunak yang koheren, efisien, dan dapat diandalkan dengan manfaat yang sangat besar. Ini menjalankan seluruh operasi bisnis dari awal hingga akhir: dari pembuatan barang dan produk, hingga pemesanan pelanggan, pergudangan, pemuatan truk, perutean, servis, pengiriman, pembuatan faktur, penagihan, dan pengumpulan, mencakup semua fungsi operasional dan akuntansi menjadi koheren seluruh. Namun terlepas dari banyak manfaatnya, banyak perusahaan tidak mengatasi tantangan awal yang menyertai pencarian dan implementasi perangkat lunak baru.

Diskusi berikut bertujuan untuk membantu perusahaan dalam proses penegasan. Ini menyajikan tiga manfaat utama dari perangkat lunak ERP dan menguraikan tiga tantangan yang sering dihadapi yang dihadapi perusahaan ketika mereka mencari dan menerapkan solusi ERP.

Kami memulai diskusi dengan tiga manfaat utama dari perangkat lunak ERP: (1) ia menyatukan sistem yang berbeda perusahaan, (2) mengotomatiskan seluruh aliran data, dan (3) itu terus-menerus menyebarluaskan semua modifikasi data dan pembaruan di seluruh operasi perusahaan.

Kemudian artikel tersebut mempertimbangkan tiga kendala yang sering menghambat perusahaan untuk mewujudkan mimpi ERP mereka: (1) perusahaan harus menemukan mitra perangkat lunak yang tepat, (2) mereka perlu meninjau proses bisnis mereka saat ini, dan (3) mereka harus berurusan dengan faktor biaya. Tetapi pertama-tama, mari kita melihat manfaat besar dari perangkat lunak ERP, pada akhirnya, mengatasi semua tantangan.

Manfaat # 1
Satu Sistem Perangkat Lunak Seluruh Perusahaan Bersatu

Manfaat utama dari solusi ERP adalah kekuatan perangkat lunak untuk mengintegrasikan setiap tugas secara

GreatDayHR sistematis dan komprehensif ke dalam satu sistem di seluruh perusahaan. Ini terjadi karena setiap fungsi harian, mingguan atau bulanan diprogram dalam perangkat lunak, yang memungkinkan setiap tugas untuk menjadi bagian dari sistem terpadu.

Sebagai solusi ujung ke ujung, perangkat lunak ERP menghilangkan perangkat lunak tambalan apa pun serta impor atau ekspor data di luar solusi pemersatu ERP. Perangkat lunak ERP menyatukan semua fungsi dan aktivitas ke dalam satu sistem tunggal sehingga setiap titik entri data tunggal mengalir ke rantai peristiwa terpadu yang dikomunikasikan di semua departemen.

Aliran data terintegrasi memungkinkan informasi data yang terus berubah dapat diakses di mana pun dibutuhkan di perusahaan. Setelah semua data disatukan, sistem yang sebelumnya berbeda menjadi tak berguna. Spreadsheet dan tumpukan kertas menjadi memori yang jauh. Solusi ERP membuat entri ganda menjadi usang karena seluruh aliran data menjadi bagian dari satu solusi perangkat lunak terintegrasi.

Dengan kata lain, perangkat lunak ERP membuat seluruh operasi efisien, efisien, dan bebas dari kesalahan. Ini mengurangi waktu staf dan memberikan organisasi yang unggul, ketepatan waktu, kinerja, dan produktivitas di semua tingkat departemen. Sebagai salah satu solusi terpadu, perangkat lunak ERP menetapkan rutinitas bisnis yang profesional serta akuntabilitas dan aksesibilitas di seluruh perusahaan.

Manfaat # 2
Aliran Data Otomatis Seluruh Perusahaan

Manfaat lain dari perangkat lunak ERP berkaitan dengan aliran data otomatis yang dikelola perangkat lunak ERP di seluruh operasi. Sebagai hasil dari aliran data otomatis, perusahaan yang menggunakan perangkat lunak ERP memprofesionalkan rutinitas bisnisnya karena data lintas departemen sepenuhnya dapat diandalkan dan dapat diakses setiap saat dan dari semua tempat.

Aliran informasi yang terus diperbarui seperti ini sulit dipertahankan tanpa perangkat lunak ERP yang menangani banyak pembaruan data, modifikasi, dan penambahan yang terjadi setiap hari di perusahaan distribusi makanan dan minuman serta manajemen layanan peralatan. Kesalahan entri hilang, seperti halnya impor dan ekspor atau spreadsheet. Waktu jeda menghilang, dan pembaruan data didistribusikan secara otomatis ke seluruh sistem. Proses otomatis menjamin kebenaran mutlak data.

Alur data otomatis memastikan bahwa semua proses pengiriman dan layanan terjadi di seluruh perusahaan. Mereka terjadi “di balik layar” dari perangkat lunak ERP yang dirancang khusus untuk mengelola transaksi yang kompleks dan bervariasi tanpa gangguan dari aliran operasional.

Dengan demikian, perangkat lunak ERP mengamankan informasi terperinci dan konstan terbaru tentang barang yang dikirim, layanan yang diberikan, truk dimuat, dan gudang diisi ulang. Perangkat lunak ERP mengotomatiskan proses operasional dan akuntansi yang kompleks dan membawa efisiensi dan penghematan moneter di semua tingkatan.

Manfaat # 3
Penyebaran Konstan dari Semua Modifikasi dan Pembaruan Data

Akuntansi rute operasional Perangkat lunak ERP menawarkan manfaat lain. Ini memastikan penyebaran konstan semua modifikasi data dan pembaruan di seluruh sistem sehingga data pada setiap aspek operasi bisnis selalu terkini.

Penyebarluasan yang konstan dari semua modifikasi dan pembaruan data menghilangkan pembaruan manual dan pertanyaan fisik. Ini memberikan peningkatan organisasi, ketepatan waktu, kinerja, dan produktivitas di semua tingkat departemen. Alur data yang selalu diperbarui meningkatkan pelacakan dan perkiraan tugas, pemuatan truk, pergudangan, dan tugas pengumpulan uang. Penyebaran aliran data yang berkelanjutan memungkinkan rutinitas kerja yang profesional, serta akuntabilitas dan aksesibilitas internal setiap saat.

Misalnya, penyebaran data yang konstan memastikan bahwa staf gudang mendapatkan prediksi yang akurat tentang permintaan yang diharapkan. Staf dapat merencanakan sesuai bahkan ketika perubahan menit terakhir terjadi, dan mereka tidak perlu berimprovisasi untuk pesanan menit terakhir.

Demikian pula, layanan pelanggan meningkat karena layanan dan produk selalu dapat dilacak dengan benar di mana-mana bahkan ketika perubahan jam kesebelas terjadi dalam pesanan atau pengiriman dan proses layanan. Pelanggan tidak mendapatkan jalan buntu dari satu departemen ke departemen lain, seperti pada hari-hari sebelum implementasi perangkat lunak ERP. Akses konstan ke data terbaru membuatnya mudah untuk memberikan layanan pelanggan yang lancar, kompeten, dan berpengetahuan luas.

Singkatnya, desain perangkat lunak terpadu ERP, aliran data terotomatisasi, dan aliran penyebaran data yang konstan memastikan organisasi yang mulus, efisiensi yang luas, dan interkonektivitas yang dapat diandalkan.

Lalu mengapa perusahaan ragu untuk mendapatkan software ERP akuntansi rute operasional? Seringkali tiga tantangan dasar menghalangi mereka menuai manfaat dari solusi ERP yang diterapkan.

Tantangan # 1
Menemukan Mitra Perangkat Lunak yang Tepat

Tidak ada yang dapat membuat frustrasi seperti menemukan mitra perangkat lunak yang tepat yang perlu menawarkan tidak hanya perangkat lunak terbaik tetapi juga harus mengetahui kekhasan industri, memiliki kompetensi yang luar biasa dalam implementasi perangkat lunak, dan menyediakan infrastruktur pendukung yang komprehensif. Bagaimanapun, akuntansi operasional perangkat lunak ERP menjalankan seluruh bisnis dan mengambil tanggung jawab keuangan dan operasional untuk seluruh perusahaan. Hanya mitra perangkat lunak yang tepat yang dapat dipercayakan dengan tugas besar ini. Karena kebutuhan dan desain, ini akan menjadi hubungan jangka panjang.

Oleh karena itu, menemukan mitra perangkat lunak yang tepat bukanlah saat untuk bergerak cepat. Referensi harus diperiksa dengan sangat hati-hati, dan banyak waktu diperlukan untuk meninjau berbagai penawaran perangkat lunak. Proses penegasan menuntut pemahaman menyeluruh tentang solusi dan hubungan yang baik dengan penyedia diperlukan untuk memastikan bahwa hubungan tidak akan suram setelah pemasangan solusi.

Dengan kata lain, kemampuan komprehensif dari perangkat lunak ERP membuat implementasi tampak berisiko dan memberikan tekanan besar pada kepemimpinan perusahaan untuk menemukan penyedia perangkat lunak yang dapat dipercaya.

Dengan kata lain, pencarian perangkat lunak ERP membutuhkan komitmen waktu, tenaga, dan sumber daya yang serius, yang menjadikan pembelian rute operasional perangkat lunak akuntansi ERP tantangan yang cukup besar.

Tantangan # 2
Meninjau dan Menilai Proses Bisnis Saat Ini

Tantangan lain adalah pencegah instalasi perangkat lunak ERP karena itu juga membutuhkan banyak waktu dan usaha. Perangkat lunak ERP tidak boleh dipilih tanpa tinjauan dan penilaian komprehensif terhadap proses bisnis perusahaan saat ini.

Tidak ada cara untuk menghindari tugas yang menyita waktu dan menakutkan ini. Jika perusahaan tidak jelas tentang banyak tugas dan persyaratan yang saling terkait dari proses bisnis saat ini, hampir tidak mungkin untuk mengidentifikasi solusi ERP yang sesuai. Karena itu, wajib untuk meninjau dan menilai bagaimana pola kerja disinkronkan. Memahami pola-pola ini menjamin bahwa solusi ERP yang tepat dipilih yang mengakomodasi pola kerja yang ditetapkan. Proses tinjauan dan penilaian juga memberikan informasi yang diperlukan di mana perangkat lunak mungkin perlu dimodifikasi dan disesuaikan dengan pola kerja yang ada.

Tentu saja, tugas meninjau dan menilai praktik bisnis tidak segera dihargai karena membutuhkan banyak waktu dan upaya. Tampaknya bertentangan dengan pepatah yang sering disebutkan: “Jika tidak rusak, jangan memperbaikinya.” Perusahaan sering ingin meyakini bahwa studi komprehensif tentang praktik bisnis tidak perlu selama proses saat ini tidak sepenuhnya berantakan.

Namun, biasanya, peninjauan pola kerja saat ini memegang manfaat besar bahkan ketika keputusan datang untuk menolak atau menunda pembelian perangkat lunak ERP. Tinjauan hampir selalu membantu dalam mendefinisikan kembali visi perusahaan untuk masa depan, dan seringkali masa depan perusahaan akan memerlukan implementasi perangkat lunak ERP. Namun terlepas dari hasilnya, proses peninjauan mendorong kepemimpinan perusahaan untuk memikirkan kembali arah perusahaan dan, dengan demikian, peninjauan selalu merupakan upaya yang bermanfaat.

Yang penting, proses peninjauan juga dapat mengungkapkan bahwa beberapa anggota staf menolak implementasi perangkat lunak ERP. Ini, juga, memiliki nilai yang sangat besar karena baik untuk mengetahui kekhawatiran mereka sebelum fase implementasi dari solusi baru dan untuk secara konstruktif menghadapi oposisi. Setiap anggota staf harus datang dan menyambut solusi baru. Penggunaan perangkat lunak ERP baru membutuhkan upaya tim dan membutuhkan kerja sama semua orang.

Pada akhirnya, kemudian, proses peninjauan memastikan bahwa staf perusahaan bekerja sama, merasa bersemangat tentang arah baru perusahaan, dan menjadi bagian aktif dalam pencarian perusahaan untuk sukses.

Tantangan # 3
Dalam Satu Kata: Biaya

Masih ada kendala lain, dan ini berkaitan dengan uang karena solusi ERP yang dirancang dengan baik tidak dan tidak bisa murah. Hanya keahlian yang cukup dan pengetahuan mendalam dari industri tertentu yang memungkinkan untuk merancang solusi ERP akuntansi rute operasional yang mengintegrasikan berbagai tugas, persyaratan, dan kebutuhan distribusi makanan dan minuman dan manajemen layanan peralatan. Akibatnya, perangkat lunak ERP dilengkapi dengan label harga.

Perusahaan sering bertanya-tanya apakah mereka tidak dapat menghemat uang dengan menggunakan solusi perangkat lunak yang lebih kecil dan lebih murah. Ini adalah pendekatan hubung singkat karena dalam kasus rute operasional akuntansi perangkat lunak ERP lebih banyak uang memang memberikan kualitas yang lebih baik. Mahal untuk meminta programmer yang berkualifikasi tinggi untuk menghabiskan berjam-jam, benar-benar bertahun-tahun, dalam merancang solusi ERP untuk industri yang kompleks. Jadi tidak ada jalan lain: upaya keseluruhan dalam menemukan dan mengimplementasikan solusi yang dipilih, pembelian perangkat lunak, biaya pelatihan staf, hilangnya waktu selama implementasi mahal.

Namun itu juga perlu dinyatakan dengan jelas dan tegas: biaya dimuka bermanfaat. Peningkatan efisiensi dan alur kerja yang lebih baik menghasilkan ROI yang hampir instan. Pelacakan barang, layanan, dan pengiriman yang ditingkatkan membawa akuntabilitas yang meningkat pada semua tingkatan operasi. Selain itu, penyedia perangkat lunak sering menawarkan paket pembayaran yang membantu dalam menyebarkan pengeluaran. Tanpa diragukan lagi, penerapan akuntansi rute operasional solusi ERP menjamin pertumbuhan dan keberhasilan perusahaan pengiriman dan layanan.

Kesimpulannya, ketika penyedia solusi dan perangkat lunak ERP benar, biaya tidak boleh menjadi satu-satunya faktor pengambilan keputusan. Manfaat dari solusi ERP yang dipilih dan diimplementasikan dengan baik terlalu bagus untuk dilupakan. Solusi ERP akuntansi rute operasional menawarkan potensi pertumbuhan yang luar biasa bagi perusahaan dalam distribusi makanan dan minuman dan manajemen layanan peralatan.

Jadi, pasti, manfaatnya lebih besar daripada tantangan. Sistem perangkat lunak terpadu, aliran data otomatis, dan diseminasi yang terus-menerus dari semua modifikasi dan penambahan data merampingkan seluruh operasi, menjadikannya efisien, dan menghilangkan kesalahan manual. Akuntansi rute operasional Perangkat lunak ERP menetapkan praktik bisnis yang profesional dan menciptakan akuntabilitas di semua tingkat departemen. Ini mengotomatiskan proses operasional dan akuntansi yang kompleks dan membangun layanan pelanggan yang unggul. Tidak ada perusahaan dalam bisnis penjualan rute, pre-order, pengiriman, dan layanan peralatan yang boleh tanpanya.